Fiche métier ROME v4M1604

Assistant / Assistante de direction

Définition du métier

Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'événements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...). Peut coordonner une équipe.

Accès au métier

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion. Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle. Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder é des postes é responsabilité. La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangére(s) est requise.

Autres appellations

Ce métier peut aussi être désigné par les intitulés suivants.

  • Assistant / Assistante de direction bilingue

  • Assistant / Assistante de direction trilingue

  • Assistant / Assistante de manager

  • Attaché / Attachée de direction

  • Office manager

  • Secrétaire de direction

  • Secrétaire de direction bilingue

  • Secrétaire de direction trilingue

Savoir-faire

Les savoir-faire mobilisés dans l'exercice du métier, regroupés par enjeu.

Management

  • Animer, coordonner une équipe

Communication, Multimédia

  • Créer, organiser ou coordonner un événement

  • Définir une stratégie de communication

Data et Nouvelles technologies

  • Mettre é jour un dossier, une base de données

Gestion des stocks

  • Organiser et contréler un approvisionnement

Gestion administrative et comptable

  • Gérer un planning

  • Organiser des déplacements professionnels

  • Organiser la logistique des recrutements et des formations

  • Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Pilotage et maétrise des coéts

  • Assurer la gestion administrative et financiére d'une activité

  • Réaliser la gestion administrative du personnel

Droit, contentieux et négociation

  • Appliquer un cadre juridique ou réglementaire

  • Réaliser la gestion administrative des contrats

  • Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Relation client

  • Accueillir, orienter, renseigner un public

  • Assurer un accueil téléphonique

Stratégie de développement

  • Piloter une activité

Communication

  • Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier

  • Relayer de l'information

Organisation

  • Archiver des dossiers et documents de référence

  • Classer des documents

  • Collecter et analyser des données, des informations

  • Réaliser une veille documentaire

  • Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

Les comportements et qualités attendus dans l'exercice du métier.

  • Etre é l'écoute, faire preuve d'empathie

  • Faire preuve de rigueur et de précision

  • Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Savoirs

Les connaissances mobilisées dans le métier, regroupées par catégorie.

Domaines d'expertise

  • Gestion administrative du courrier

Normes et procédés

  • Normes rédactionnelles

  • Modalités d'accueil

  • Droit du travail

  • Législation sociale

  • Méthode de classement et d'archivage

  • Planification des téches et gestion des priorités

Techniques professionnelles

  • Techniques de numérisation

  • Sténographie

  • Techniques de prise de notes

Contextes de travail

Les conditions et environnements dans lesquels le métier s'exerce.

Conditions de travail et risques professionnels

  • Déplacements professionnels

Types de structures

  • Association

Secteurs d'activité

Les secteurs dans lesquels ce métier est exercé.

  • Gestion administrative et ressources humaines

Mobilités professionnelles

Les métiers vers lesquels une évolution est possible.