Fiche métier ROME v4M1607

Secrétaire

Définition du métier

Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...). Peut coordonner une équipe.

Accès au métier

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) é Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur. La pratique d'une ou plusieurs langues étrangéres peut étre requise. La maétrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.

Autres appellations

Ce métier peut aussi être désigné par les intitulés suivants.

  • Assistant administratif / Assistante administrative

  • Assistant administratif / Assistante administrative des collectivités territoriales

  • Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

  • Secrétaire administratif / Secrétaire administrative de collectivité territoriale

  • Secrétaire bilingue

  • Secrétaire bureautique

  • Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire

  • Secrétaire d'administration scolaire et universitaire -SASU-

  • Secrétaire généraliste

  • Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente

  • Secrétaire trilingue

Savoir-faire

Les savoir-faire mobilisés dans l'exercice du métier, regroupés par enjeu.

Management

  • Coordonner l'activité d'une équipe

Data et Nouvelles technologies

  • Mettre é jour un dossier, une base de données

  • Renseigner, mettre é jour une documentation technique

  • Saisir des documents juridiques

Gestion des stocks

  • Définir des besoins en approvisionnement

Logistique

  • Organiser le traitement des commandes

Gestion administrative et comptable

  • Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

  • Organiser des déplacements professionnels

  • Organiser la logistique des recrutements et des formations

  • Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Pilotage et maétrise des coéts

  • Assurer la gestion administrative d'une activité

  • Réaliser la gestion administrative du personnel

Gestion et contréle

  • Réaliser des opérations comptables

Droit, contentieux et négociation

  • Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Relation client

  • Accueillir, orienter, renseigner un public

Organisation

  • Archiver des dossiers et documents de référence

  • Classer des documents

  • Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

Les comportements et qualités attendus dans l'exercice du métier.

  • Faire preuve de rigueur et de précision

  • Faire preuve de réactivité

  • Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Savoirs

Les connaissances mobilisées dans le métier, regroupées par catégorie.

Domaines d'expertise

  • Comptabilité générale

  • Logiciels comptables

  • Gestion administrative du courrier

Normes et procédés

  • Modalités d'accueil

  • Droit du travail

  • Régles d'affranchissement du courrier

  • Droit commercial

  • Normes rédactionnelles

Techniques professionnelles

  • Techniques de saisie avec dictaphone

  • Sténographie

  • Techniques de prise de notes

Contextes de travail

Les conditions et environnements dans lesquels le métier s'exerce.

Publics spécifiques

  • Patients

Conditions de travail et risques professionnels

  • Au domicile de l'intervenant

  • Au domicile d'un particulier

  • Déplacements professionnels

  • Possibilité de télétravail

Types de structures

  • Association

Secteurs d'activité

Les secteurs dans lesquels ce métier est exercé.

  • Gestion administrative et ressources humaines

Mobilités professionnelles

Les métiers vers lesquels une évolution est possible.