Assistant / Assistante de gestion administrative

Management

• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail

Communication, Multimédia

• Gérer la communication interne et externe

Data et Nouvelles technologies

• Maintenir é jour les dossiers administratifs

• Mettre é jour un dossier, une base de données

• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Gestion des stocks

• Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs

• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks

Gestion administrative et comptable

• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement

• Collaborer avec les équipes RH pour la mise é jour des dossiers

• Collecter les informations nécessaires é l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)

• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires é la livraison et é la facturation)

• Définir les plannings et congés de ses équipes

• Effectuer le suivi des commandes, la facturation

• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)

• Gérer les plannings d'utilisation des équipements

• Gérer un planning

• Organiser des déplacements professionnels

• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Pilotage et maétrise des coéts

• Assurer la gestion administrative d'une activité

• Assurer le suivi de dossiers administratifs

• Elaborer une stratégie d'achat, optimiser la procédure d'achat

• Utiliser les outils de gestion et de la relation client

Gestion et contréle

• Améliorer des procédures administratives

• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)

• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux

• Réaliser des opérations comptables

• Réaliser une gestion comptable

• Traiter les factures et les rapprochements bancaires

• Vérifier les factures et les paiements

Droit, contentieux et négociation

• Rechercher une solution é l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux

• Réaliser la gestion administrative des contrats

Relation client

• Accueillir, orienter, renseigner un public

• Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique

• Fournir des informations claires et précises par téléphone

• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants

• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Développement commercial

• Concevoir un devis ou un projet de contrat

• Développer et fidéliser la relation client

• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects

• Fournir des devis détaillés et des explications sur les coéts

• Gérer les réservations et les itinéraires de voyage

• Maintenir une relation clientéle de qualité

• Négocier des conditions commerciales

• Réaliser des actions de prospection de vente ou de location

Stratégie de développement

• Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative

• Elaborer des tableaux de bord

• Optimiser la performance de l'organisation

• Planifier et mettre en éuvre des projets administratifs

• Promouvoir une culture d'amélioration continue

Communication

• Communiquer avec ses collégues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)

• Organiser des réunions internes

• Relayer de l'information

Organisation

• Classer des documents

• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)

• Utiliser les outils numériques

Certifications et habilitations

• DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines

• DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financiére

• Dipléme de gestion et management des entreprises

• Licence pro mention organisation, management des services de l'automobile

• DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations

• BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financiére

• BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion, entrepreneuriat et management d'activités

• Licence pro mention animation, gestion et organisation des activités physiques et sportives

• Licence pro mention management et gestion des organisations

• BTS gestion de la PME

• Licence pro mention gestion et développement des organisations, des services sportifs et de loisirs

• Licence pro mention gestion des organisations de l'économie sociale et solidaire

• Licence pro mention gestion des organisations agricoles et agroalimentaires

• Licence pro mention gestion et accompagnement de projets pédagogiques

Domaines d'expertise

• Démarche qualité

• Maétrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

• Gestion des fournisseurs

• Logiciels comptables

• Gestion des stocks

• Gestion administrative

Normes et procédés

• Gestion de projet

• Normes rédactionnelles

• Suivi des indicateurs de performance

• Optimisation des processus

• Classement, archivage

• Procédures administratives

• Organisation d'événements professionnels

Techniques professionnelles

• Planification de réunions

• Techniques de numérisation

• Techniques de reporting

• Techniques de communication orales, écrites et numériques

• Techniques de prise de notes

• Techniques de gestion du temps

• Gestion des agendas

Conditions de travail et risques professionnels

• En contact avec du public

• Station assise prolongée

• Travail en mode projet

Statut d'emploi

• Salarié secteur privé (CDI, CDD)

Horaires et durée du travail

• Travail en journée

• Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité

Types de structures

• Entreprises et milieux professionnels