Fiche métier ROME v4M1613

Télésecrétaire

Définition du métier

Le Télésecrétaire, professionnel essentiel é la gestion des communications et des agendas, assure un service client de qualité et contribue é l'image professionnelle de l'entreprise et de ses clients, professions libérales et entreprises. Gére les appels téléphoniques entrants et sortants pour le compte d'une ou plusieurs entreprises Assure la prise de rendez-vous et la gestion des agendas médicaux et autres Rédige et envoie des courriers électroniques et des documents administratifs Peut effectuer des téches de saisie de données et de mise é jour de bases de données

Accès au métier

Cet emploi est accessible sans qualification particuliére, une formation en situation de travail sera organisée. Une bonne orthographe, des qualités relationnelles et une expérience de la relation clientéle sont cependant indispensables. Une qualification dans le domaine administratif peut en faciliter l'accés. La maitrise des outils bureautique et le sens du service sont nécessaires.

Autres appellations

Ce métier peut aussi être désigné par les intitulés suivants.

  • Secrétaire téléphonique

Savoir-faire

Les savoir-faire mobilisés dans l'exercice du métier, regroupés par enjeu.

Conseil, Transmission

  • Accompagner un collaborateur nouvel arrivant é sa prise de poste

Communication, Multimédia

  • Transcrire des messages vocaux en texte

Data et Nouvelles technologies

  • Mettre é jour un dossier, une base de données

  • Renseigner, mettre é jour une documentation technique

  • Utiliser des logiciels de prise de rendez-vous

Gestion administrative et comptable

  • Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

  • Gérer les agendas électroniques

  • Renseigner des documents clients

  • Renseigner des documents médico-administratifs

Relation client

  • Assurer un accueil téléphonique

  • Détecter les situations d'urgence et les gérer selon les instructions du client

  • Identifier, traiter une demande client

  • Respecter les délais de réponse et de traitement

  • Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Développement commercial

  • Développer et fidéliser la relation client

Communication

  • Assurer un réle d'interface entre les différents services de l'entreprise

  • Collaborer avec d'autres télésecrétaires pour gérer les flux de travail

  • Garantir la confidentialité des informations

  • Rédiger des messages et des emails professionnels

  • Savoir interagir é distance avec des outils de communication numérique (messageries, visioconférence)

  • Utiliser l'anglais en contexte professionnel

Organisation

  • Archiver des dossiers et documents de référence

  • Argumenter pour résoudre des conflits ou des malentendus

  • Classer des documents

  • Suivre les procédures de réponse standardisées

  • Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

Les comportements et qualités attendus dans l'exercice du métier.

  • Avoir l'esprit d'équipe

  • Etre force de proposition

  • Etre é l'écoute, faire preuve d'empathie

  • Faire preuve de réactivité

Savoirs

Les connaissances mobilisées dans le métier, regroupées par catégorie.

Certifications et habilitations

  • Secrétaire assistant

  • Agent d'accueil et de secrétariat

  • Secrétaire médical

  • Bac pro assistance é la gestion des organisations et de leurs activités

  • Secrétaire assistant(e)

Domaines d'expertise

  • Logiciels de gestion d'appels téléphoniques

  • Bureautique et outils collaboratifs

  • Logiciels de prise de rendez-vous

Normes et procédés

  • Réglement Général européen sur la Protection des Données (RGPD)

  • Modalités d'accueil

  • Normes rédactionnelles

Techniques professionnelles

  • Principes de la relation client

  • Techniques de communication orales, écrites et numériques

  • Techniques de filtrage

  • Techniques de prise de notes

  • Techniques de gestion de conflits

Contextes de travail

Les conditions et environnements dans lesquels le métier s'exerce.

Publics spécifiques

  • Clientéle d'affaires

  • Particuliers

  • Patients

Conditions de travail et risques professionnels

  • En contact avec du public

  • Possibilité de télétravail

  • Station assise prolongée

Statut d'emploi

  • Salarié secteur privé (CDI, CDD)

Horaires et durée du travail

  • Travail en journée

  • Travail le samedi

  • Travail par roulement

Secteurs d'activité

Les secteurs dans lesquels ce métier est exercé.

  • Gestion administrative et ressources humaines

Mobilités professionnelles

Les métiers vers lesquels une évolution est possible.